コンベンション事業部 ディレクションチーム 2019年入社 T.T
相手に正しく意図を伝える
「智」を媒介する仕事だと思います。
一日のスケジュール
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6:30起床
軽く新聞に目を通しながら朝食を摂ります。
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7:40出勤
道中で渋滞が起きることに備えて、少しだけ早めに出発します。
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8:30出社
自宅から会社まで少し距離があることもあり、10～15分前を目途に着くようにしています。
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8:50新規案件調査
部署で朝礼を行い、業務の進捗等を共有します。週1回は東京のチームともZoomで結んで行います。
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11:00資料発送準備
PR資料発送準備 調査した情報をリスト化し、コームラのPR資料を送ります。Excelなどを使って省力化を進めています。
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12:00昼食休憩
自分は会社で一括発注する弁当を頼んでいます。ボリュームがあるのがありがたいです。
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13:00見積り手配
協力会社の方々に対して、設営作業や映像機器のお見積りを依頼します。
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15:00見積書作成
営業の方々がお客様へ提出する見積書を作成します。表面上の数字はもちろん、仕様も含めて確認します。
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16:00データ確認
クリエイティブチームのサポートという形で、制作物のチェックをします。誤りがないよう厳密に行います。
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17:30業務終了
業務の内容や状況を簡単に日報へまとめます。
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18:00退勤
あまり寄り道はしないですが、用事がある場合は岐阜駅周辺に寄ってから帰ることもあります。
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18:40帰宅
出勤の車が集中する朝に比べて、夜は比較的スムーズに帰れることが多いです。
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23:30就寝
入社動機は
「学会のサポートをしている会社」
岐阜北高校から大阪大学の法学部に進学した私は、知識を世の中に広める仕事がしたいと思うようになり、就職活動では出版社を目指すことにしました。阪大ではレゴ部に所属し「子どもたちにサイエンスを教える」活動をしていました。もともと図工、特に絵を描くことは苦手としていましたが「書く」ことは嫌いではなく、今振り返ると、何かを形にして誰かに伝える類の仕事は向いていたのだと思います。また卒業したら地元で働きたいと考えていたことから、就活ナビで岐阜県下の出版業を検索していたところ、「学会サポートのコームラ」を見つけたというのが当社を知ったきっかけです。学術研究の発表のお手伝いをするという点と、地元で就職したいと点から絞り込んだ結果、当社を志望するに至りました。ちなみに実家のある岐阜市内からの自家用車通勤は情報を整理したり創造したりするにはちょうど良い距離です。
私の仕事は大会に必要な看板や映像機器を
外注委託することです。
入社して間もなく希望していたコンベンション事業部に配属なり、ディレクターという職務を命ぜられました。ディレクターの仕事は、営業が受注した学会の運営支援業務において、会場設営にまつわる部分を受け持ち、特に会場の看板、サイン系の外注ならびに映像機器の手配や設営を行うというものです。学会の多くは、日程と会場が先に決まっていますので、後者の業務はその会場の担当者への依頼が中心になります。ディレクションチームとしては私以外にもう1名、学会事務局として参加受付など窓口業務を担当する女性がいます。学会の規模は参加者の数にして数百名、日程は開催前日の準備を含めると3日程度、会場は大きなホールと複数の会議室を有するコンベンションホールになります。本社管轄下では岐阜駅前の「じゅうろくプラザ」がよく使われますが、つくば市などの関東近郊での開催実績もあります。私の場合、もっぱら協力業者との交渉が主になりますので、直接お客様に接することは稀です。裏方として綿密に準備をし、当日の大会を成功裡に導くことが私の役目であり、やりがいになります。
「伝える」技術にこだわってまいります。
コロナ禍での大会運営では感染防止の観点からリモート開催となるケースもありました。ハイブリッド方式と呼ばれる「実会場での発表とライブ配信やオンデマンド配信を組み合わせる開催形態」で、当然準備も大掛かりになります。運営支援業務は、ほかにホームページの制作や抄録集の印刷もあります。現在の体制では、それらの制作物は、営業からクリエイティブチームに直接オーダーしていますが、今後は担当営業の負荷を軽減するという観点から制作ディレクション業務も支援していきたいと考えています。そのためには学会の概要を把握し大会のコンセプトを理解する必要があります。伝えるべき内容の理解、そして、相手の事情や状況に配慮し、正しく、わかりやすく伝達する方法、さらには、細かいことでも面倒がらず、一つひとつ丁寧に処理する緻密さ。知的情報を取り扱う職務に携わる者だからこそ、そういう姿勢や智恵が問われるのではないかと思います。メール一通にもこだわっていきたい。そう考えています。